Privacyverklaring

Als boekhouder werk ik met gevoelige gegevens. Daar ga ik zorgvuldig mee om. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom, hoe lang ik ze bewaar en welke rechten je hebt.

Wie is verantwoordelijk?

Tom Corp., gevestigd in Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98138278. Je bereikt me via hi@tom-corp.nl.

Voor het voeren van de administratie met advies, het opstellen van aangiftes en het geven van advies ben ik zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Dat is in lijn met de richtsnoeren die de beroepsorganisaties in afstemming met de Autoriteit Persoonsgegevens hebben opgesteld.

Als je de website bezoekt

Deze website gebruikt geen cookies, geen analyse- of advertentietools en geen sociale media-plug-ins. Lettertypen en afbeeldingen komen van mijn eigen server, dus je bezoek wordt niet met andere partijen gedeeld.

Zoals bij elke website slaat de server technische gegevens op in logbestanden, zoals je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Dat is nodig om de website veilig en werkend te houden (gerechtvaardigd belang). Ik gebruik deze gegevens niet om bezoekers te volgen of te analyseren. Mijn hostingpartij mijn.host bewaart deze logbestanden maximaal twaalf maanden, voor beveiliging, het onderzoeken van storingen en het voorkomen van misbruik.

Als je contact opneemt

Stuur je een bericht via het contactformulier of per e-mail, dan verwerk ik je naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en de inhoud van je bericht. Dat doe ik om je vraag te beantwoorden en een kennismaking of offerte te verzorgen (maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang).

Word je geen klant, dan verwijder ik deze gegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact.

Als je klant bent

Voor de uitvoering van de opdracht verwerk ik:

• contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• gegevens over je onderneming, zoals KvK-nummer, btw-id en bankrekeningnummer;
• financiële en fiscale gegevens die nodig zijn voor je administratie en aangiftes, waaronder je burgerservicenummer en, als dat nodig is voor de aangifte, gegevens van je fiscale partner;
• persoonsgegevens van jouw klanten en leveranciers die in je administratie staan, zoals namen op facturen;
• identificatiegegevens uit het cliëntenonderzoek dat ik wettelijk moet doen.

Ik verwerk deze gegevens omdat dat nodig is om de overeenkomst met jou uit te voeren, omdat de wet het verplicht, zoals de fiscale bewaarplicht en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), en voor mijn gerechtvaardigde belangen, zoals het versturen van facturen.

Cliëntenonderzoek en je identiteitsbewijs

De Wwft verplicht me om je identiteit vast te stellen en te controleren voordat we gaan samenwerken. Ik bekijk daarvoor je identiteitsbewijs, maar bewaar er geen kopie van. Ik leg alleen de gegevens vast die de wet voorschrijft, zoals je naam, geboortedatum en de soort en het nummer van het document.

Hoe lang bewaar ik je gegevens?

• Gegevens uit het cliëntenonderzoek: tot vijf jaar na het einde van onze samenwerking, zoals de Wwft voorschrijft.
• Het klantdossier, aangiftes en mijn eigen administratie, zoals facturen: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Contactgegevens van geïnteresseerden die geen klant worden: uiterlijk één jaar na het laatste contact.

Daarna verwijder of vernietig ik de gegevens.

Met wie deel ik gegevens?

Ik verkoop je gegevens nooit. Ik deel ze alleen als dat nodig is:

• met de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, als onderdeel van de aangiftes en werkzaamheden die ik voor je verzorg;
• met dienstverleners die ik inschakel, zoals mijn hostingpartij mijn.host voor website en e-mail en de software die ik gebruik voor aangiftes en dossiers. Met hen heb ik afspraken over beveiliging en geheimhouding;
• met instanties waaraan ik wettelijk gegevens moet verstrekken, zoals de Financial Intelligence Unit Nederland op grond van de Wwft.

Jouw boekhoudprogramma sluit je zelf af. Voor de gegevens in dat programma gelden ook de privacyvoorwaarden van die leverancier.

Ik kies waar mogelijk voor dienstverleners die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte opslaan. Gebeurt dat toch buiten de EER, dan alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft.

Beveiliging

Ik neem passende maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals versleutelde verbindingen, tweestapsverificatie op de systemen die ik gebruik, sterke wachtwoorden en het beperken van toegang tot wat nodig is. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan meld ik dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking, vragen om een verwerking te beperken, of je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen. Soms kan ik een verzoek niet of niet helemaal uitvoeren, bijvoorbeeld omdat de wet me verplicht gegevens te bewaren. Dat laat ik je dan weten.

Stuur je verzoek naar hi@tom-corp.nl. Ik reageer binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kan ik je vragen je te identificeren.

Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga, laat het me dan eerst weten. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als mijn werkwijze of de wet verandert. Bovenaan staat wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.